Главная \ Блог \ АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Автоматизация документооборота

Документооборот — неотъемлемая составляющая бизнес-процессов почти любой современной компании. Тут важно не только построить работу эффективно, но и обеспечить безопасность информации. Но работая с «бумагой», довольно сложно добиться высокой эффективности и обеспечить защиту корпоративной информации от чужих глаз.

А автоматизация документооборота — это, в свою очередь, внедрение многофункциональной электронной системы, позволяющей вести делопроизводство с минимальным привлечением человеческих ресурсов. Работа в таких системах позволяет существенно снизить объем работы, уменьшить количество ошибок при работе с документами, а также значительно сэкономить время на составлении, редактировании и согласовании большого объема различной документации, упрощая бизнес-процессы компании.

Стоит отметить, что системы электронного документооборота (СЭД) уже включают в себя автоматизацию, которая является одной из функций СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД)

Проблемы бумажного документооборота

С какими трудностями сталкивается бизнес, до сих пор используя только бумажные носители? Рассмотрим основные проблемы, от которых можно избавиться, благодаря современным системам автоматизации:

1) Потеря документов

Часто на то, чтобы согласовать тот или иной проект, уходит немалое количество времени. Документы переходят из одних рук в другие, будь то контрагенты или госструктуры, и нередко теряются. Это может влиять на сроки оплат и согласование проектов, и в целом уменьшает конкурентоспособность компании.

2) Хаос и неразбериха

На предприятиях с внушительным документооборотом можно столкнуться ещё с одной неприятностью — хаос. Документов настолько много, что порой не ясно, насколько они актуальны. А чтобы разобрать образовавшиеся кипы, требуется много времени и нервов. Роль играет и человеческий фактор: документы могут положить не на ту полку или вообще случайно выкинуть вместе с макулатурой.

3) Трата времени

Чтобы найти нужный документ в бумажном виде, требуется время. Если компания крупная, задача усложняется многократно. А если требуется сформировать крупный комплект документов, да еще в нескольких экземплярах, может понадобиться несколько дней. Потом эти же документы могут долго согласовываться разными сторонами, что также убивает время. Нередко из-за таких накладок компания несет и финансовые убытки.

4) Нарушение конфиденциальности

Проследить путь бумажного носителя бывает довольно сложно, особенно если требуется согласование с разными сторонами, и нет возможности контролировать этот момент на всех этапах. Поэтому есть вероятность, что информация попадет в чужие руки, что также влияет на конкурентоспособность компании.

5) Лишние расходы

На бумагу, чернила и технику тратятся немалые средства, к тому же нередко возникает необходимость создать несколько копий одинаковых документов. Переход на электронный документооборот значительно экономит и на этих расходах.

Все эти факторы подтверждают, что бумажный документооборот себя практически изжил в современном бизнесе. Системы автоматизации были разработаны как раз для того, чтобы компании могли достигать поставленных целей в установленные сроки, значительно экономя при этом рабочие ресурсы.

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота — не просто современное или «модное» решение. Переход на электронный документооборот позволяет повысить производительность и имеет множество нужных и полезных для современного бизнеса функций, среди которых основные:
- надежное хранение файлов в едином архиве;
- отправка и получение документов онлайн;
- безопасная передача данных по зашифрованным каналам связи;
- обеспечение конфиденциальности;
- быстрое согласование документов с контрагентами;
- контроль на каждой стадии исполнения;
- структурирование документооборота;
- обеспечение простого и понятного взаимодействия между отделами и филиалами;
- управление удаленным доступом;
- просмотр истории действий;
- автоматическое заполнение форм, использование шаблонов.

Кроме общих задач, описанных выше, автоматизация решает и другие проблемы каждой конкретной, отдельно взятой отрасли или компании. Чтобы понять, какие именно технологии ЭДО подходят предприятию, нужно проанализировать его изнутри, выделить основные проблемы и определить точки роста.

Может случиться так, например, что компания довольно быстро выросла, документооборот также значительно увеличился, и контролировать его стало сложнее. Отделы перестали стабильно взаимодействовать и непонятно, кто и какую задачу должен решить. В таком случае необходимо создать единую систему для работы всех сотрудников и отделов, а если компания междугородняя, то и всех её филиалов.

Автоматизация поможет сделать документооборот максимально прозрачным, файлы не потеряются и точно дойдут до сотрудников, а руководитель при этом сможет легко контролировать все этапы делопроизводства и просматривать историю действий.

Если же компания планирует сократить затраты на бумагу, ее печать и доставку, автоматизация и в этом случае поможет значительно сэкономить. При этом качество работы не пострадает, а время на оформление и отправку уменьшится кратно.

Выделим основные цели, которые ставят наши клиенты, решая автоматизировать документооборот в компании:

1. Оптимизация работы с данными, уменьшение объема ручного труда, сокращение повторений однотипных операций.
2. Формирование единой системы электронных файлов, включающей в себя хранилище со всеми возможными видами документов предприятия.
3. Сокращение затрат на бумагу, печать и отправку документов, и в целом уменьшение использования бумажных материалов.
4. Адаптация алгоритмов программы к потребностям компании.
5. Поддержка и совершенствование действующих бизнес-процессов на предприятии.
6. Оперативное управление и контроль исполнения обязательств сотрудников, а также формирование графиков и планирование.
7. Ускорение обмена информации между руководством и сотрудниками из разных отделов и филиалов.
8. Обеспечение безопасной и оперативной отправки информации.
9. Повышение эффективности работы предприятия.

Организация бизнес-процессов

По сути, вся деятельность компаний состоит из ряда бизнес-процессов. Автоматизация документооборота помогает разрабатывать нотации бизнес-процессов и ставить задачи каждому сотруднику — участнику бизнес-процесса — автоматически.

Например, мы разрабатывали систему автоматизации документооборота для одной из компаний. Продумали нотации для каждого бизнес-процесса: деятельность каждого сотрудника в компании стала прозрачной. В итоге более 20 бизнес-процессов удалось автоматизировать с помощью Битрикс24, которая позволяет легко запрограммировать все процессы и полностью автоматизировать документооборот.

В Битрикс24 есть как готовые шаблоны и сценарии, так и возможность самостоятельно прописать цепочку согласований документов. Никаких бумажных копий не понадобится, при этом все бизнес-процессы в системе будут «как на ладони».

Какие бывают системы автоматизации документооборота?

Сразу отметим, что разделение на виды весьма относительно. Однако системы можно условно разделить на четыре группы. Они различаются по функционалу и имеют различные возможности.

Workflow-системы

Такие программы организуют потоки работ в отделах, связанных с одним из этапов отдельно взятого бизнес-процесса. В первую очередь, они нацелены на решение конкретных задач в компании с соблюдением установленных сроков. Система построена так, что допустить ошибку при заполнении документа практически невозможно. Иначе программа просто не пропустит дальше. Система оповещений не даст сорвать сроки, а руководитель всегда будет в курсе дел, связанных со своевременным исполнением задач бизнеса.

Электронные архивы

Созданы для компаний с внушительным объемом документооборота. Причем в них могут храниться файлы самых разных форматов: тексты, бланки, чертежи, аудиозаписи и видеоролики. В таких программах можно легко найти нужный файл, каталогизируя их по типу, срокам исполнения и другим параметрам. Также есть возможность настроить или ограничить доступ для разных групп пользователей. Помимо этого, программа помогает снизить риск утери документов и повышает общую производительность.

Системы делопроизводства

Подходят компаниям, работающим по строгим правилам и определенным стандартам с вертикальной системой управления. ИТ-продукты этого порядка решают такие задачи, как организация работы со входящими и исходящими файлами, оптимизация перемещения документов среди отделов компании и между филиалами, быстрое обслуживание клиентов, а также создание единого архива с функцией быстрого поиска.

ЕСМ-системы

Данный продукт можно адаптировать к разным видам архивов и легко управлять данными: хранить, каталогизировать, отправлять, редактировать, открывать и ограничивать доступ. Кроме этого, можно также распределять и контролировать исполнение поручений.

Какие сервисы автоматизации существуют на рынке?

При выборе системы электронного документооборота стоит рассматривать такие системы ЭДО, в которых встроены функции, подходящие для обслуживания именно вашего бизнеса. Рассмотрим несколько вариантов систем автоматизации, актуальных на сегодняшний день.

1C:Документооборот

Относительно простая в использовании ЕСМ-система автоматизации, позволяющая упорядочить процесс делопроизводства на предприятии. Инструментарий системы также позволяет хранить, распределять документы по архивам и редактировать их сотрудникам, у которых есть соответствующий доступ. В платформе также предусмотрена функция учета работы исполнителей. Программа достаточно универсальная, подходит для разных отраслей, однако приобрести её можно только у официальных дилеров.

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис автоматизации, позволяющий без усилий находить, создавать и редактировать документы, а также оперативно перенаправлять их как внутри компании, так и быстро пересылать контрагентам или госструктурам. Программа больше подойдет небольшим или среднего размера компаниям.

Что предлагает использовать наша компания?

Мы предлагаем Битрикс24

Российский ИТ-продукт, способный оптимизировать практически все процессы делопроизводства в компании. Функционал позволяет работать как со входящей документацией, так и создавать новые файлы по заложенным в системе шаблонам.

В Битрикс24 можно создавать, хранить и согласовывать документы. Кроме этого, в платформу встроена удобная CRM-система, способная не только оптимизировать документооборот, но и полностью организовать работу компании. Ещё одно преимущество этого продукта в том, что интерфейс очень простой, обучение персонала и внедрение системы не займет много времени. Благодаря Битрикс24 в максимально короткие сроки вы сможете перейти к автоматизации, экономя время, деньги и прочие ресурсы.

Достоинство Битрикс24 еще и в том, что далеко не всегда для автоматизации документооборота в конкретной компании требует кастомизированная разработка. Большинство процессов можно автоматизировать уже встроенными бизнес-процессами Битрикс24.

Познакомьтесь подробнее со всем функционалом сервиса в материале «Битрикс24: переведите весь бизнес в онлайн-офис» и воспользуйтесь услугами нашей компании для его быстрого и удобного внедрения.

Вывод

Система автоматизации документооборота — это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам подготовиться к ней. Обращайтесь в нашу компанию, и мы предложим эффективное и надежное решение именно для вашего бизнеса.