Главная \ Блог \ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Системы электронного документооборота

Скорость, экономия времени и ресурсов, автоматизация — определяющие тенденции современного бизнеса. Компании стремятся максимально упростить и сократить рутину, чтобы выделить время на масштабирование и решение более интересных и важных задач. И в этом нам поможет система электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяет обрабатывать документы в электронном виде и осуществлять электронный документооборот (ЭДО): создавать, редактировать, согласовывать, контролировать и управлять процессами. Это инструмент для борьбы с громоздким бумажным делопроизводством, бюрократией и способ не дать офисным работникам «утонуть в бумажках».

СЭД постепенно превращается в обязательную часть IT-инфраструктуры современного предприятия. И это неудивительно, ведь она существенно повышает эффективность деятельности как коммерческих, так и промышленных организаций.

Система электронного документооборота (СЭД)

Как СЭД упрощает работу?

Система ЭДО закрывает многие задачи, которые так или иначе связаны с бумажной волокитой. Но не только. Ее функционал намного шире. Система документооборота в организации может упростить планирование и отчетность, наладить коммуникацию внутри компании и вести контроль работы персонала, ставить задачи, помогать в управлении проектами. И, конечно, решать все вопросы документооборота: согласования, утверждение, редактирование, регистрация и т.п.

Как правило, при внедрении СЭД на предприятии хотят достичь сразу нескольких целей, среди них:

сократить или отказаться от бумажного документооборота;
создать единую информационную базу компании;
снизить риски утраты документов;
структурировать документацию по утвержденной номенклатуре;
повысить дисциплину среди сотрудников, благодаря возможности отслеживать деятельность исполнителя конкретного документа;
контролировать исполнения документов в соответствии с резолюциями руководителя;
повысить эффективности работы компании.

Создание алгоритма по работе с документам в Битрикс24

После определенных доработок, такие задачи может решать Битрикс24, внедрением которой с успехом занимается наша компания. Это прекрасный пример отечественной платформы, которая может закрыть все основные задачи бизнеса по упрощению и ускорению работы и переводу процессов рабочих в электронный формат. Большое преимущество Битрикс24 — возможность кастомизации функционала системы под каждого клиента и его индивидуальные запросы.

Сложно измерить эффективность внедрения систем электронного документооборота в числовом формате. Внедрение СЭД требует времени и материальных вложений, но, как правило, все они окупаются в срок от 3 месяцев до 2-3 лет.

Вот основные выгоды от внедрения СЭД в компании:

Снижение материальных затрат

Эффект зависит от размера компании. Если в малом бизнесе показатель может быть 5-10%, то в крупном он доходит до 20%.

Экономия на рутине (документооборот, контроль, согласования)

Экономия времени и средств может доходит до 50%, ведь процессы автоматизируются, исключается человеческий фактор и в плане ошибок, которые придется исправлять, на что тратится время.

Экономия времени на поиск необходимых документов

СЭД позволяет создать общедоступное хранилище электронных документов, прописать регламенты работы и хранения, права доступа и исключить ручной поиск и необходимость специальных людей, которые хранят архивы.

Снижение рисков, которые касаются просрочек, ошибок, недосмотров

Эти ситуации могут привести к серьезным материальным и даже репутационным потерям. СЭД исключает или минимизирует эти риски.

Как работает СЭД?

Давайте рассмотрим на примере, в чем же преимущество СЭД по сравнению с привычным «бумажным» делопроизводством.

Представим конструкторское бюро. Ему необходимо разработать документацию для постройки корабля: чертежи, документацию в Word, Excel-таблицы и другие. Это несколько десятков тысяч документов.

Большую часть этих документов необходимо согласовать с заказчиком, с производством, с надзором и, возможно, еще с несколькими инстанциями, в зависимости от того, кто выступает заказчиком.

При этом представители разных органов и компаний могут высказывать свои замечания для изменения того или иного документа. Плюс ко всему некоторые документы могут иметь несколько версий после внесения в них изменений: от двух до нескольких десятков.

Все версии документа нужно хранить с историей правок и всегда иметь в доступе актуальный вариант. Таким образом, все документы, связанные между собой одним проектом, должны быть сделаны и согласованы к определенному сроку.

Именно для таких ситуаций и созданы СЭД. Система позволит сэкономить силы, время и бумагу в процессе работы над проектом и при этом намного эффективнее и быстрее провести всю работу этапа согласований проекта, исключить ошибки и человеческий фактор, уложиться в необходимые сроки.

Преимущества СЭД перед бумажным документооборотом

Любое электронное решение является по умолчанию более передовым, чем его физическая или «бумажная» версия. Но это общие слова. какие же конкретно достоинства системы электронного документооборота в сравнении с традиционными его формами?

1) Автоматическое упорядочивание

Каждый файл получает свой уникальный номер, что исключает повторы.

2) Ускорение работы

Больше не нужно бегать между этажами и отделами с «бумажками», относить документы на почту и ждать ответных писем. Весь процесс становится быстрее и проще для всех сторон.

3) Отслеживание

В любой момент можно проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и т.п. А еще документы невозможно потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления.

4) Планирование

Можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов и не держать все в голове с риском забыть.

5) Круглосуточный удалённый доступ

При настройке прав доступа документы можно открыть в любое время и из любой точки мира.

6) Быстрый поиск

Любой документ можно с легкостью найти по ключевым словам в базе данных.

7) Практическая экономия

Больше не нужно тратить деньги на бумагу, расходники и выделять все новые места для хранения толстых папок.

Как выбрать СЭД?

От выбора СЭД будет зависеть скорость внедрения и эффективность работы. В первую очередь, стоит определиться с основными потребностями компании и возможностями разных платформ. На какие критерии при выборе СЭД стоит обратить внимание?

Платформа

Важно, особенно в рамках политики импортозамещения, на каком программном обеспечении построена платформа. Кто-то дорабатывает иностранную платформу SAP, но для некоторых компаний использование иностранного софта и сервисов в последнее время стало неприемлемо. И Битрикс24 полностью импортозамещает SAP на российском рынке. Поэтому при внедрении СЭД на основе Битрикс24 она будет работать полностью на отечественном ПО.

Понятный интерфейс

Так как в системе электронного документооборота работает большое количество людей разного возраста и уровня владения компьютером, важно, чтобы интерфейс был простым и понятным, практически интуитивным. Чтобы нужные файлы находились в пару кликов, работа не вызывала сложностей, обучение происходило за несколько дней. Иначе вложение средств в реорганизацию может оказаться неоправданным.

Облачная или коробочная версия

На данный момент не все вендоры предлагают облачное размещение, пока это скорее редкость. Большинство из них предоставляет локальное размещение СЭД. Хотя у облачной версии есть ряд преимуществ. Во-первых, внедрение занимает меньше времени, во-вторых, требует меньше затрат. Вы сэкономите на покупке и обслуживании оборудования, а также на оплате работников ИТ-отдела. Еще один большой плюс облачной версии — можно быстро подключить и отключить какую-либо функцию. В то же время, любая коробочная версия в любом случае будет требовать доработки под запросы конкретной компании.

Отчётность

Очень полезной может стать возможность увидеть все отчеты и статистику по документообороту и общей дисциплине сотрудников. Такая опция позволит вам быстро оценивать работу исполнителей и контролировать большую часть рабочих процессов компании.

Возможность работы с документами сразу нескольким людям

Совместное редактирование документов — крайне важная опция, а еще лучше, если в системе есть возможность просматривать, кто и когда редактировал файл. Это поможет избежать ошибок и значительно сэкономит время согласования документов.

Структурированный архив

При работе с большим количеством документов разных форматов важно, чтобы все файлы хранились в одном месте, их можно было легко найти, загрузить и скачать. И при этом была возможность без проблем получить или ограничить к ним доступ определенному пользователю. Поэтому стоить обратить внимание на этот фактор во время тестирования выбранной программы.

Производительность

Этот критерий особенно важен для крупных компаний, где электронной системой будут пользоваться одновременно несколько сотен человек, а в работе будет большой объем документации.

Цена

Стоимость услуг на внедрение, использование и обслуживание СЭД будет складываться из нескольких параметров:

оплата лицензии;
стоимость услуг по внедрению;
оплата услуг технической поддержки;
покупка оборудования, если вы планируете локальную установку;
подписка на обновления.

Поэтому стоит обращать внимание не на общую примерную сумму, указанную в тарифе, а на стоимость всех услуг, включая доработку и внедрение.

Наличие демоверсии

Большой плюс — возможность протестировать систему перед использованием. Это позволяет проверить, насколько подходит по всем вышеперечисленным критериям то или иное предложение поставщика СЭД конкретно вашей компании.

Возможность интеграции

СЭД — значимое и охватывающее большую область задач, но не единственное ПО, необходимое на предприятиях. Поэтому важна его легкая совместимость с остальными системами и платформами. Например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию. Многим компаниям важно, чтобы СЭД обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им, а также не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.

Практически всем этим критериям соответствует Битрикс24, которую мы рекомендуем нашим клиентам в качестве решения для электронного документооборота.

Примеры СЭД

Ландокс

Система для хранения и управления работой с корпоративными документами. Все файлы хранятся в электронном архиве, поиск достаточно простой и удобный, можно находить документы по реквизитам. Также есть возможность работать персоналу из других филиалов. Однако у программы есть минус — её непростой функционал. Есть вероятность, что сотрудникам придется долго привыкать к работе в данной системе.

Дело

Российская система электронного документооборота «Дело» предлагает комплексное решение по автоматизации делопроизводства и позволяет полностью перейти на электронный документооборот. Может использоваться как в небольших компаниях, так и в крупных холдингах и государственных структурах. Но приобрести ее можно только через официальных представителей, а это существенный минус.

1C:Документооборот

Простая в использовании программа, созданная специально для автоматизации делопроизводств. Позволяет упростить взаимодействие между сотрудниками, четко организовать рабочее время и автоматизировать работу с документами. Также в системе предусмотрена функция контроля работы исполнителей. Программа достаточно недорогая, но приобрести ее можно только у официальных дилеров.

Что предлагает использовать наша компания?

Мы предлагаем Битрикс24

Битрикс24 — российская система ЭДО с простым и понятным интерфейсом, благодаря которому внедрение происходит быстро и безболезненно для сотрудников. Также в Битрикс24 встроена удобная CRM-система, позволяющая не только работать с документами, но организовать и контролировать большую часть бизнес-процессов компании.

Система постоянно модернизируется и дорабатывается под запросы пользователей, но если клиенту необходимо что-то совсем уникальное, то необходимый модуль может написать наша компания.

Познакомьтесь подробнее со всем функционалом сервиса в материале «Битрикс24: переведите весь бизнес в онлайн-офис» и воспользуйтесь услугами нашей компании для его быстрого и удобного внедрения.

Вывод

Внедрение системы управление документооборотом — это не самый быстрый процесс, требующий вложений времени и средств. Необходимо будет преодолеть период адаптации к новым формам ведения дел, но со временем станет очевидно, насколько это удобно и как много времени освободилось для более важных задач.

И наша компания предлагает использовать в качестве СЭД именно Битрикс24, так как данная система максимально подходит для электронного делопроизводства и имеет ряд преимуществ по сравнению с другими платформами. Кроме этого, в Битриксе всегда есть возможность дописать необходимый уникальный функционал по индивидуальному запросу клиента.